Política de privacidad y manejo
de datos personales de Retri S.A.S.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

RETRI S.A.S. (en adelante RETRI), con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, DC, en la Carrera 16 No. 101 30, teléfono 5108514394, con sitio web retri.app y correo gerencia@retri.com.co, dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, es el Responsable del Tratamiento de Datos Personales de los Titulares, sobre los cuales decidirá de forma directa y autónoma.

RETRI se compromete a salvaguardar la privacidad de la información personal de los titulares obtenida a través de cualquier Plataforma de RETRI, de manera física, a través de formularios o a través de medios electrónicos, sin perjuicio de la actividad económica, para lo cual adopta una política de tratamiento de datos personales.

La presente política de privacidad y manejo de datos personales está dirigida a los usuarios de RETRI y en general a cualquier persona cuyos Datos Personales estén siendo o vayan a ser tratados por RETRI, entre ellos, trabajadores, extrabajadores, proveedores, clientes, usuarios, transportadores, visitantes, y cualquier otro tercero de los cuales RETRI procese datos personales.

Durante el desarrollo de su objeto social y de sus actividades comerciales, RETRI puede llegar a acceder, recolectar, recibir, administrar, transferir, transmitir y suprimir datos personales. Toda la información será considerada información confidencial y será objeto de medidas de seguridad apropiadas para protegerla de pérdida, uso indebido o no autorizado y alteración, en la medida en que sea razonable.

RETRI utiliza y utilizará en el futuro esta información, para desarrollar las finalidades aquí establecidas y aquellas expresamente informadas a usted al momento de recolectar los datos para efectos de lo anterior. RETRI realiza el Tratamiento bajo los mandatos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las adicionen, modifiquen o deroguen.

DEFINICIONES

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Con el uso de la página web, se otorga consentimiento igualmente para el uso de cookies de acuerdo con estos términos y condiciones.
2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4. Dato público: Es el dato que se encuentra en documentos públicos y pueden ser de conocimiento general para las personas tales como el nombre, el número de identificación, estado civil, profesión u oficio y calidad de comerciante o servidor público. Este tipo de datos no necesitará de autorización previa para su tratamiento.
5. Dato sensible: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política o sexual, convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político. Este tipo de dato podrá otorgarse de manera opcional.
6. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
7. Política: Se refiere a este documento, en el cual está consignada la política de tratamiento de la información y que contiene las orientaciones vigentes en relación con la protección de datos personales y que incluye, entre otras cosas, (i) plena identificación del Responsable; (ii) las formas de Tratamiento de los Datos; (iii) las finalidades a las cuales están sometidos éstos; (iv) los Derechos de los Titulares; (v) los procedimientos para el ejercicio de los derechos en cabeza de los Titulares a través de consultas y reclamos vía persona o dependencia encargada de atender todas las consultas de los Titulares.
8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
10. Transferencia: Es el tratamiento que implica el envío de datos personales a un receptor que es Responsable y se encuentra fuera o dentro del país. En la Transferencia el receptor actuará en calidad de Responsable y no estará sujeto a los términos y condiciones de esta Política.
11. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

ORIGEN DE LA INFORMACIÓN

La información que se recolecta es correcta de diversas fuentes. Los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de RETRI, pueden provenir de los diferentes aplicativos de RETRI, el portal web retri.com.co, el correo electrónico gerencia@retri.com.co, negociaciones comerciales, contratos, directorios públicos, formatos y/o formularios autorizados por usuarios, potenciales usuarios, potenciales trabajadores, trabajadores, extrabajadores, proveedores y demás Titulares.

Específicamente se procesarán los siguientes datos personales:

• Usuarios: Incluye, pero no se limita a datos de identificación, contacto, demográficos, financieros asociados a hábitos y comportamientos financieros y de consumo, datos de profesión u oficio, datos de su negocio, salario, biométricos, parentesco, información financiera, imagen personal, voz, entre otros.
• Trabajadores, potenciales trabajadores y ex trabajadores: Incluye pero no se limita a datos de contacto, identificación, imagen, voz, información financiera, datos sensibles (por ejemplo información médica y datos biométricos e información profesional, entre otros).
• Visitantes: Incluye pero no se limita a información de contacto, datos de identificación, imagen personal, voz, entre otros.

Los Datos Sensibles serán Tratados con la mayor diligencia posible y con estándares de seguridad razonables para el tipo de Datos Personales que se Traten. El acceso limitado a los Datos sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de estos datos y evitar que personas no autorizadas tengan acceso a este tipo de información.

FINALIDADES

Sujeto a estos términos y condiciones, RETRI hace entrega a los Usuarios una licencia de uso, no exclusiva, no sub-licenciable e intransferible. El contenido de esta licencia tiene como único objetivo generar espacios que faciliten la creación de relaciones comerciales a través de una plataforma propiedad de RETRI que facilita el encuentro entre Clientes y Aliados para el desarrollo de negocios autónomos entre esas partes. Queda prohibido cualquier uso distinto al objetivo de la Plataforma. La licencia no puede ser vendida, alquilada, o de cualquier otra manera usar o explotar el contenido de la página que pueda afectar de alguna forma los derechos de terceros.

PRIVACIDAD Y MANEJO DE INFORMACIÓN PERSONAL

Los Datos Personales se procesarán para las siguientes finalidades, sin perjuicio de lo que se establezca en cada texto de Autorización específico:

• Usuarios: Confirmar, actualizar y verificar tu información e identidad, establecer y gestionar una relación comercial, contactarlos para fines comerciales de mercadeo y de gestión de la relación comercial, a través de cualquier medio; conocer su ubicación y la de su negocio; hacer gestión de cobranza; realizar análisis estadísticos y de prospección crediticia; realizar encuestas de satisfacción y calidad, verificar y gestionar el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales, incluido el control y la prevención del fraude y de lavado de activos; la consulta y reporte a listas restrictivas y a centrales de información; recibir de terceros información de contacto, identificación e ingresos; acceder a o utilizar herramientas de validación de ingresos, herramientas predictivas de ingresos, herramientas para evitar fraude y en general para adelantar una adecuada gestión de riesgo crediticio, prevenir y mitigar riesgos financieros, de suplantación y fraude, entre otros; y compartir a título de transferencia o transmisión tus datos con empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de RETRI para los fines aquí indicados, entre otros.
• Mejora continua: RETRI podrá analizar la información para mejora e implementación de nuevas funcionalidades o servicios que generen valor agregado a los Usuarios en su experiencia con RETRI.
• Trabajadores, potenciales trabajadores y ex trabajadores: Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales; la debida ejecución del contrato de trabajo; el cumplimiento de las políticas internas de RETRI; la verificación del cumplimiento de las obligaciones del trabajador; la administración de los sistemas de información y comunicaciones, y la generación de copias y archivos de seguridad de la información en los equipos proporcionados por RETRI; realizar las validaciones pertinentes para su vinculación laboral; llevar a cabo la práctica de visitas domiciliarias; estudios de antecedentes; pruebas de selección.
• Visitantes: Mantener nuestras instalaciones seguras; adelantar procesos administrativos internos y cumplir con nuestras obligaciones legales y contractuales, entre otros.

Es deber de los Titulares garantizar la veracidad de los datos facilitados, RETRI ha adoptado las medidas de seguridad a su alcance, a nivel técnico y administrativo con miras a proteger los Datos Personales bajo su responsabilidad, sin embargo, los Titulares deben entender que dichas medidas no son infalibles y están en un proceso de revisión y mejora permanente.

DERECHOS DE LOS TITULARES

RETRI garantizará a los Titulares los siguientes derechos, los cuales podrán ser ejercidos siguiendo los procedimientos y las formas establecidas en esta Política:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a RETRI. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuya Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a RETRI, siempre y cuando no se trate sobre datos de naturaleza pública, los cuales no requieren de autorización previa.
3. Ser informado por RETRI, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocación y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

En ningún caso se podrá condicionar a que el Titular suministre Datos Personales Sensibles pues suministrar este tipo de información siempre será opcional. Los Titulares podrán ejercer sus derechos consagrados en la Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política mediante la presentación de un documento de identificación. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Los legitimados deberán presentar la respectiva acreditación que los autoriza para ejercer los derechos de los titulares.

La consulta se formulará por escrito enviando al correo electrónico de contacto los datos a consultar. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del correo electrónico. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los Titulares que consideren que la información contenida en nuestra base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante RETRI. El reclamo se formulará por escrito enviando al correo electrónico la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha sido desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo.

OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

• Dependencia: Gerencia administrativa
• Dirección de correo electrónico: gerencia@retri.com.co
• Teléfono: 3013395139
• Dirección: Carrera 16 No. 101 30 Ap 206, Bogotá, DC.

Por favor tenga en cuenta que la persona designada como a cargo de este proceso, puede cambiar de tiempo en tiempo, más los datos de contacto para efectos de esta Política se mantienen permanentemente, razón por la cual el cambio de persona no requerirá un cambio en la presente Política.

MODIFICACIONES

RETRI se reserva el derecho de modificar o actualizar la presente política en cualquier momento. Siempre que se modifique de manera sustancial la Política se le notificará a los Titulares a través de un aviso en sus plataformas. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.

VIGENCIA

La presente Política rige a partir de su publicación en las Plataformas y la página web retri.app y el periodo de las bases de datos tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica.

Elaborado por:

RETRI

Fecha de publicación en la página web: 18 de febrero de 2022

Modificaciones: 12 de agosto de 2022